Principala funcție a sistemului ELSYS este modelarea procedurilor şi proceselor cerute de Regulamentul CE care au loc în cazul transferurilor de deşeuri transfrontaliere. Acest sistem oferă sprijin în realizarea documentele de notificare şi expediție prevăzute de Regulamentul nr. 1013/2006 (Anexa IA, AnexaIB şi Anexa VII).
 
Principalul flux de lucru, în afară de procedura de înregistrare în cadrul aplicației este procesul de solicitare a unui transfer de deşeuri care se efectuează prin utilizarea documentului de notificare. Acesta se poate crea, trimite şi aproba în întregime prin intermediul aplicației. Toate activitățile care implică completarea, validarea şi verificarea documentelor, aprobarea şi posibilele corecții pot fi realizate prin intermediul aplicației de către un utilizator înregistrat.
 
Un alt factor important este faptul că în cadrul procesului de transfer de deșeuri multe din documentele solicitate nu există în format digital. ELSYS oferă un sistem simplu de import în cadrul aplicației al
documentelor în format tipărit şi introducerea într-un flux de lucru automat împreună cu alte date relevante. În același timp permite autorităților competente să adauge în sistem notificări/documentații
corespunzătoare unor transferuri anterioare de deşeuri care au utilizat acelaşi flux de documente.
 
APROBAREA
 
Toate solicitările pot fi aprobate şi verificate direct în sistem. Pentru fiecare acțiune care se realizează pe document, se eliberează o notificare automată către părțile interesate în conformitate cu protocolul aprobat (e-mail, mesaje, etc). În cadrul aplicației sunt disponibile o gamă largă de răspunsuri preconfigurate, în mai multe limbi: aprobare, respingere, solicitare informații adiționale, redirecționare, etc.
 
Sistemul oferă prin intermediul interfeței pentru utilizator un flux de lucru intuitiv şi uşor de utilizat. Aplicația pune la dispoziție pentru fiecare dintre autoritătile competente, care au un rol în procesul de aprobare, un mijloc de dialog între ele. Atunci când toate autoritțile competente implicate îşi dau acordul, notificatorul primeşte un mesaj că transferul poate fi efectuat.
 
 
ISTORICUL MANAGAMENTULUI DOCUMENTELOR SI ÎNREGISTRAREA ACESTUIA
 
 
Deoarece procesul de notificare implică interese comerciale, în anumite cazuri părțile pot ajunge în instanță pentru soluționarea unor situații. Astfel, toate acțiunile care se realizează în sistem, referitor la anumite date/informații (în special documente) într-un anume context sunt stocate şi făcute disponibile pentru utilizatorii interesați. Aceasta permite, ca în situațiile descrise anterior, să fie asigurată trasabilitatea tuturor acțiunilor corespunzătoare unui anume proces, cu posibilitatea utilizării ulterioare ca dovadă. Funcționalități ca editarea documentelor pe versiuni, documente în mai multe limbi şi date de audit vin să completeze aceste cerințe.
 
 
ASISTENTA PENTRU EDITAREA CONTINUTULUI
 
ELSYS oferă suport un interactiv pentru completarea cererilor şi lucrul propriu-zis cu sistemul. De aceea la fiecare etapă sunt definiți termenii, descrise câmpurile, ghiduri pentru fluxul respectiv de lucru, etc. Aceasta, duce la scăderea considerabilă a timpului de completare chiar dacă utilizatorii nu sunt familiari cu legislația şi procedurile. Fiecare câmp oferă explicații, arată scopul şi contextul în care trebuie folosit.